Vậy, 1 cuộc họp thành công phải như thế nào & thông qua mấy bước? HÃY CÙNG NLPTHỰC HIỆN NHỮNG CUỘC HỌP THÀNH CÔNG NGOÀI MONG ĐỢI…
Bước 1: MỤC ĐÍCH của cuộc họp là gì?
Trước hết, bạn hãy tự hỏi chính bạn mục đích bạn tổ chức cuộc họp là gì. Nghe có vẻ lý thuyết, nhưng hãy GIEO vào tâm trí bạn rằng bạn đang yêu cầu mọi người BỎ RA THỜI GIAN VÔ GIÁ VÀ QUÝ BÁU của họ để tham gia cuộc họp, và có lẽ thặm chí đã phải ĐI MỘT QUÃNG ĐƯỜNG RẤT XA để đến tham dự.
Hãy hỏi chính bạn rằng, liệu cuộc họp này có thật sự là cách tốt nhất để đạt được mục đích đó? Phải chăng một cuộc điện thoại hoặc hoặc một đoạn video cũng có thể truyền tải với hiệu quả tương tự? Hay là, Có chăng ta có thể chỉ cần gửi họ thông tin?
Bước 2: Người tham dự buổi họp nghĩ gì?
Một khi đã rõ mục đích cuộc họp, bạn có thể từ đó xây dựng từ trường khiến người tham dự họp hứng thú từ đầu. Hãy ứng dụng mô hình 5 CẤP ĐỘ TRONG HỌC TẬP, GIAO TIẾP & THAY ĐỔI…
Khuyến khích người tham gia họp nhận diện vai trò của họ trong cuộc họp. Hỏi họ những câu hỏi sau:
- Họ sẽ tham gia vào buổi họ như thế nào?
- Họ muốn nhận được gì từ buổi họp? ( nói cách khác, khuyến khích học tìm ra những kết quả mong muốn cho buổi họp)
Hãy thiết lập cuộc họp dựa trên việc nâng cao giá trị của từng người tham gia và nhấn mạnh lợi ích mà tất cả mọi người sẽ nhận được sau khi đạt được mục đích cuộc họp. Những động tác này còn được gọi là THIẾT LẬP MỤC ĐÍCH & DỰ ĐỊNH. Việc rõ ràng từ đầu như vậy sẽ giúp bạn đạt được mục đích cuộc họp ngay từ những phút đầu tiên. Vì vậy, hãy kiên trì thực hiện việc này dù cho cuộc họp có quy mô nhỏ đến đâu.
Bước 3: Xây dựng ý thức về thời gian
Tạo lập và gieo vào tâm trí người tham gia ẨN DỤ về thời gian NGƯỜI TRONG THỜI GIAN/ NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN. NGƯỜI TRONG THỜI GIAN (thuật ngữ trong NLP muốn nói tính cách riêng của 2 tuýp người liên quan đến thời gian) là người hoàn toàn tập trung vào HIỆN TẠI mà ít để tập xây dựng cho mình một lịch trình hoạt động khoa học; họ thường tập trung quá đà vào cuộc tranh luận mà quên hẳn rằng thời gian trôi qua. NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN (thuật ngữ trong NLP muốn nói tính cách riêng của 2 tuýp người liên quan đến thời gian) thì lại xem quá khứ và tương lai cũng quan trọng chẳng kém gì hiện tại; nên họ thường dễ bị phân tâm bởi chính suy nghĩ lang mang về quá khứ và tương lai tận đâu và quên mật việc họ nên làm. Bằng cách cho người tham gia cuộc họp tham gia một buổi tea-break nhỏ, bạn cho phép NGƯỜI XUYÊN THỜI GIAN & NGƯỜI TRONG THỜI GIAN trao đổi qua lại điểm mạnh và điểm yếu của nhau liên quan đến thời gian, khiến họ hình thành khái niệm về dòng thời gian: QUÁ KHỨ – HIỆN TẠI – TƯƠNG LAI.
Bước 4: Kiểm soát toàn bộ buổi họp
Luôn xem xét và giữ cho cuộc họp đúng tiến độ. Bên cạnh đó, hãy tạo ra những quy luật chung ứng với mục đích của cuộc họp trước khi tiến hành họp. Ví dụ như bạn sắp tiến hành cuộc họp để lấy ý tưởng cho kế hoạch săp tới; hãy đặt ra quy luật như: TRÁNH NÓI KHÔNG, TRÁNH NÓI “KHÔNG THÀNH CÔNG ĐÂU!”, hoặc ĐƯA RA GIẢI PHÁP THAY VÌ NÊU VẤN ĐỀ. Chính những quy luật này sẽ khiến cho cuộc họp dễ đạt được mục đích cuối cùng và cho phép mọi người tự cho chia sẻ suy nghĩ.
Bước 5: Đảm bảo môi trường phù hợp với tính chất cuộc họp
Hãy ứng dụng những động tác hành vi cơ thể để kích hoạt trí não một cách phù hợp. Lấy ví dụ về cuộc họp lấy ý tưởng cho kế hoạch mới, bạn đang kêu gọi mọi người sáng tạo, vậy nên hãy khuyến khích họ nhìn hướng lên trên, hướng mọi người di chuyển và hoạt động để phá bỏ trạng thái “BẾ TẮC Ý TƯỞNG”. Từ đó họ sẽ nảy sinh những ý tưởng mới. Nếu có thể hãy đảm bảo phòng họp ngặp tràn ánh sáng tự nhiên, cho phép những thời gian nghỉ giải lao thường xuyên để giữ năng lượng luôn chuyển hóa.
- Cung cấp hình ảnh, bảng biểu, kế hoạch chi tiết với màu sắc sống động, v…v cho người thích quan sát – Visual people.
- Cung cấp những phần diễn dịch và giải thích rõ ràng và đầy âm thanh ưa tai cho người thích nghe – Auditory people.
- Cung cấp những mô hình, bút, đồ chơi tiêu khiển, và săp xếp cho họ những vị trí thư thái cho người cảm xúc – Kinaesthetic people.
ĐỌC THÊM KỸ NĂNG NHẬN DIỆN TÍNH CÁCH TẠI ĐÂY
Bước 6: Kích neo cảm xúc tích cực và loại bỏ cảm xúc tiêu cực
Đây là phần vô cùng quan trọng trong buổi họp để tạo sự hứng khởi trong buổi họp cũng như luôn giữ sự hứng thú cho buổi họp tiếp theo. Tạo ra sự hào hứng đỉnh cao cho người tham gia và NEO cảm xúc tích cực đó lại để người tham gia luôn trong trang thái đầy năng lượng. Và hãy loại bỏ những cảm xúc tiêu cực của người nghe về những buổi họp trước đó.
ĐỌC THÊM KỸ NĂNG KÍCH NEO CẢM XÚC TÍCH CỰC TẠI ĐÂY
Ngoài ra trong suốt quá trình diễn ra buổi họp hãy luôn ứng dụng META MODEL – HÌNH MẪU NGÔN NGỮ ẨN DỤ. Đó là liều kháng sinh tiêu diệt những ngôn ngữ chung chung, mơ hồ và thiếu thuyết phục. HÌNH MẪU NGÔN NGỮ ẨN DỤ cho phép chúng ta kiểm tra và khôi phục lại thông tin đã bị khái quát hóa, lược bỏ, và sàn lọc bởi chính nhận định và kinh nghiệm quá khứ của chính chúng ta.
CHÚC CÁC BẠN THÀNH CÔNG VỚI PHẦN CHIA SẺ NÀY NHÉ…
Written by: Sunny Trần
www.sunnytran.vn
Post a Comment